Checklist da transição em 30 dias

Logo depois da assembleia

• Registrar a ata com o resultado da votação e as autorizações ao síndico
• Assinar o contrato com a empresa de portaria remota, com cronograma de instalação anexo
• Comunicar a administradora oficialmente e alinhar responsabilidades: rescisões, comunicação e financeiro
• Definir com a Safer a data de virada, que é o dia em que a central assume a operação

Pessoas e planejamento

• Comunicar formalmente os funcionários da portaria, antes que saibam por terceiros. Conversa respeitosa, presencial, com a administradora junto.
• Formalizar os avisos prévios e calcular as verbas rescisórias com a administradora ou o contador
• Notificar por escrito a empresa terceirizada, se houver, respeitando o prazo contratual de rescisão
• Aprovar com a Safer o projeto técnico: pontos de instalação do leitor facial, câmeras, travas, fechaduras e automação de portões
• Confirmar a infraestrutura necessária: ponto de energia, internet dedicada e redundância de link
• Avisar os moradores no grupo, com o cronograma das quatro semanas, o que muda e quando
• Definir a comissão de acompanhamento: dois ou três moradores voluntários que acompanham a transição. Reduz ruído e aumenta confiança.

Instalação

• Acompanhar a instalação dos equipamentos de acesso, com leitor facial, QR code e interfone com a central
• Acompanhar a instalação de câmeras, travas elétricas, sensores e automação de portões
• Instalar e testar o nobreak e a redundância de internet
• Testar o interfone da entrada com a central: áudio, vídeo e tempo de atendimento
• Testar abertura e fechamento remoto de todos os acessos: pedestre, garagem e serviço
• Simular contingências com a equipe técnica: queda de energia, queda de internet e travamento de portão
• Definir o fluxo de encomendas: armário inteligente ou sala de encomendas, e como o morador é avisado

Cadastro dos moradores

• Divulgar o mutirão de cadastro com pelo menos 5 dias de antecedência, com horários variados: manhã, noite e fim de semana
• Realizar o mutirão presencial: cadastro facial, dados de contato e veículos de cada morador
• Oferecer atendimento individual para idosos e moradores com dificuldade, incluindo cadastro porta a porta se necessário
• Cadastrar funcionários do condomínio e prestadores fixos, como diaristas, cuidadores e professores
• Cadastrar autorizações permanentes de cada unidade: quem pode entrar sem ligação prévia
• Distribuir o guia rápido do morador: como entrar, como autorizar visita, como receber encomenda e para quem ligar
• Divulgar o canal de suporte para todos

Operação assistida e virada

• Iniciar a operação assistida: central remota operando com apoio presencial no condomínio nos primeiros dias, tirando dúvidas na porta
• Testar o fluxo real com moradores: entrada facial, visita, entregador e prestador de serviço
• Registrar toda ocorrência ou dúvida da semana em uma lista única, com a comissão de acompanhamento
• Reunião de ajuste com a Safer ao fim da operação assistida, revisando a lista e corrigindo o que for preciso
• Concluir o desligamento dos funcionários, com homologação e pagamento das verbas em dia
• Virada oficial: a central assume a operação do controle de acesso
• Comunicar aos moradores que a transição foi concluída, reforçando os canais de suporte

Passados os 30 dias

• Reunião de balanço no dia 30 com a Safer e a comissão: indicadores de atendimento e pendências
• Divulgar aos moradores o primeiro resultado financeiro: quanto a portaria custava, quanto custa agora
• Aplicar a destinação da economia aprovada em assembleia, seja redução de taxa, fundo de reserva ou obra, e comunicar
• Agendar revisão trimestral de rotina com a empresa

Três avisos de quem já viu muita transição

1. A ordem importa. Funcionário primeiro, instalação depois, cadastro em seguida, virada por último. Pular etapa é o que gera confusão e reclamação no grupo.
2. Não desligue a portaria presencial antes do fim da operação assistida. Os dias de sobreposição custam pouco e evitam quase todos os problemas de adaptação.
3. Cadastro é o coração da transição. Morador cadastrado entra em dois segundos e defende o sistema. Morador sem cadastro fica na porta e reclama. Invista no mutirão.

Portaria remota é serviço de controle de acesso e monitoramento, não é vigilância patrimonial, e não substitui as demais medidas de segurança do condomínio. Valores, prazos e escopo variam conforme o projeto e estão definidos em contrato. Este material é orientação geral e não substitui a leitura da convenção do seu condomínio nem a orientação da administradora e do advogado.